Proje İçeriği

Yıllar boyunca tebligatlar, kanun gereği memur sıfatına sahip PTT personeli tarafından alıcılarına teslim edilmiştir. 2018 yılında yapılan kanun değişikliği ile PTT’ye, tebligatların elektronik ortamda iletilmesi için, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemini kurma ve işletme görevi verilmiştir. Vatandaşa ücretsiz ve kaliteli hizmet sunmak, tebligat sürecini hızlandırmak amacıyla Ulusal Elektronik Tebligat Projesi (UETS); PTT A.Ş. tarafından, 15 Mart 2018’de yayınlanan 7101 sayılı Kanun’da sistemin devreye alınması için belirlenen 01.01.2019 tarihinde başarıyla hayata geçirilmiştir. Proje, amaçlanan verimlilikte ve beklenen performans kriterleri doğrultusunda hali hazırda sorunsuz olarak çalışmaktadır. Sistemde yaklaşık olarak toplam 1.500.000 adet adres tanımlanmıştır. Bunların yaklaşık 182.000 adedi avukat, bilirkişi, arabulucu gibi kanun gereği adres almak zorunda olan gerçek kişilere, yaklaşık 105.000 adedi adres alması zorunlu olmayan gerçek kişilere, yaklaşık 1.200.000 adedi ticari şirketlere ve yaklaşık 13.000 adedi de Kamu Kurumlarına aittir. Sistem kurulduğu günden itibaren, yaklaşık toplam 27.300.000 adet elektronik tebligat gönderimi yapılmıştır. 2019 yılından daha önce elektronik tebligat gönderimi de yapılan KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sisteminden 2013-2018 yılları arasında toplam yaklaşık 8.000.000 adet elektronik tebligat gönderilmişken, sadece 2019 yılında UETS sisteminden yaklaşık 18.230.000 adet tebligat iletilmiştir. Gönderilen 27.300.000 adet tebligat için kaba bir hesapla en az 2 sayfa kullanıldığı varsayılarak, projemiz sayesinde yaklaşık 8300 ağacın kesilmekten kurtarıldığı ve 500 bin ton kağıt tasarrufu sağlandığı Adalet Bakanlığınca da ifade edilmiştir. Elektronik tebligat iletilerinin gönderilmesi için gerekli altyapının oldukça düşük sayılabilecek maliyetle yerli ve lisanssız yazılımlar kullanılarak devreye alınması, yurtdışına ödenen yazılım paralarının da yurtiçinde kalmasına ve cari açığın azalmasına katkıda bulunmuştur. Ticaret Bakanlığı ile yapılan anlaşma sonucunda; sistem bilgilerinin manuel olarak güncellenmesi yerine güncel verinin (özellikle yeni açılan ve kapanan şirketlere ait bilgiler) otomatik olarak çekilmesini ve sistem bilgilerinin güncellenmesini sağlayan, fark servisi entegrasyonu gerçekleştirilmiştir. Göndericilerin; alıcı adreslerini anlık olarak TC Kimlik, Vergi/MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi), veya DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) numaraları üzerinden sorgulayabileceği bir rehberin sisteme entegre edilmesiyle kullanım kolaylığı sağlanmıştır. Projenin; Türkiye içinde tüm kamu kurumlarınca 2013 yılından beri kullanılmakta olan EYP (Elektronik Yazışma Paketi) ile uyumlu olarak çalışmasıyla, kurumların kolayca Elektronik Belge Yönetim Sistemlerine (EBYS) WebServis aracılığı ile entegrasyon yapabilmelerinin sağlanmış olması, kullanıcılara büyük kolaylık sağlamıştır. Projede, Bilgi Güvenliğinin sağlanabilmesi için gerekli bütün önlemler alınmıştır. Sistem; olası güvenlik açıklıklarına karşın yılda 2 kez güvenlik testinden geçirilmekte, sürekli olarak IPS/IDS (İhlal Tespit Sistemi/İhlal Önleme Sistemi) sistemleri ile izlenmektedir. KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) kapsamında kullanıcıların kişisel verileri korunmakta ve herhangi yetkisiz bir kişinin bu kişisel verilere erişmemesi için gerekli kriptografik önlemler alınmaktadır. Sistemde gönderilen iletilere ait delillerin değişmezliği, zaman damgası ile de damgalanarak garanti altına alınmakta ve bu deliller, muhataplarına ihtiyaç duyulduğunda iletilmek üzere 30 yıl saklanmaktadır. UETS hesapları alıcılara ücretsiz olarak verilmektedir. Vatandaşlar PTT işyerlerine gitmek zorunda kalmadan elektronik imzaları ile internet üzerinden UETS adreslerini alabilmekte ve kullanabilmektedir. 2020 Temmuz ayı içerisinde UETS Mobil Uygulamasının da hayata geçirilmesi planlanmaktadır. UETS Mobil uygulamasının da hayata geçirilmesi ile projemiz daha kullanışlı ve daha etkin bir uygulama haline gelecektir. UETS Projesi ile birlikte müşterilerimizin kazanmış olduğu maddi tasarruf, aynı zamanda PTT’nin daha az gelir elde etmesi (daha az gelir getiren e-tebligatın daha çok gelir getiren fiziksel tebligata tercih edilmesinin teşviki nedeniyle) anlamına gelmesine karşı; gerek maliyetlerde sağlanan azalma, gerek doğanın korunmasına verilen katkı, gerek zamandan sağlanan tasarruf, elektronik tebligatın dijital dönüşümünü sağlamak için şirketimize ve çalışanlarımıza büyük motivasyon sağlamıştır.

Projenin Amacı

unal.tonka@ptt.gov.tr

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Elektronik tebligat hali hazırda yine PTT tarafından kurulan ve işletilen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sistemi aracılığı gönderilmekte iken, zorunluluk olmaması nedeniyle yeterince yaygınlaşmamıştır. Kanun ile PTT’ye Ulusal Elektronik Tebligat Sistemini kurma ve işletme görevi verilmesi ile beraber, UETS için yerli ve milli yazılımlar altında çalışan yeni bir yazılım geliştirilmesi sağlanmıştır. UETS adresi alınması zorunlu olan kişi ve kurumlara adreslerin açılması ve gönderimlerin başlaması ile tebligatların elektronik ortamda; daha hızlı, daha güvenli, daha çevreci ve daha ekonomik olarak gönderimi sağlanarak tebliğ sürecinin dolayısı ile adli süreçlerin hızlanması sağlanmıştır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

UETS Sisteminde klasik mail adresleri yerine, sistem numaralarına bağlı olarak oluşturulan 16 haneli hesap ID numaraları ile hesaplar oluşturulmuştur. Hesap sahiplerinin söz konusu adresleri bilmesine veya bir yere beyan etmesine gerek duyulmamaktadır. Tebligat çıkarmaya yetkili kurumlar, UETS içinde sunulan online rehber hizmetinden anlık olarak sorgu yapabilmekte ve UETS adresi mevcut ve aktif olan kullanıcılara tebligat iletisi gönderebilmektedir. UETS adreslerinin oluşturulması için diğer kamu kurumlarınca oluşturulan DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi), MERNİS (Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi), MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) ve GİB-VKN (Gelir İdaresi Başkanlığı Vergi Kimlik Numarası Sistemi) sistemleri ile entegrasyonlar yapılarak adres oluşturmak için ihtiyaç duyulan verilerin ilgili sistemlerden otomatik çekilmesi ve oluşturulan bilgilerin talep edilmesi durumunda söz konusu sistemlere otomatik iletilmesi sağlanmıştır. Örneğin her gün yeni açılan ve kapanan ticari şirketlere ait bilgiler UETS sisteminde otomatik olarak işlenmektedir. UETS altyapısında bu konuda kendini kanıtlamış yerli ve milli kaynaklarla üretilen yazılımlar kullanılmıştır. Altyapıda tamamen açık kaynak kodlu yazılımlar kullanılmış ayrıca lisanslı herhangi bir yazılım (veri tabanı, web/uygulama yazılımı vb.) kullanılmamıştır. Sisteme tek kullanımlık şifre, elektronik-imza, mobil imza, SMS ve e-devlet sitemi üzerinden giriş yapılması sağlanmıştır. Türkiye içinde tüm kamu kurumlarınca 2013 yılından beri kullanılmakta olan EYP (Elektronik Yazışma Paketi) ile uyumlu olarak çalışması sağlanmıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Projenin hayata geçirilmesi sırasında gerekli maddi ve manevi tüm destek üst yönetimin tarafından sağlanmış olup proje sonrasında projede yer alan ekibe üst yönetim tarafından teşekkür belgesi takdim edilmiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje sayesinde; elektronik ortamda yapılan gönderi sayılarındaki artış oranı ile kurumumuza ait Elektronik Posta Başkanlığının gelirlerinde yaklaşık % 168 artış olmuştur.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

UETS projesine harcanan bedel yaklaşık 2 ay içinde geri kazanılmış ve projenin yürürlüğe girdiği 3. aydan itibaren de proje kar eder duruma gelmiştir. Fiziksel gönderiye göre elektronik gönderilerin maliyeti çok daha az olmakla beraber, gönderi sayısı arttıkça yapılan yatırım ve proje süresince işletme için yapılan harcamalar dikkate alınarak, birim gönderi maliyeti aydan aya daha da azalmaktadır. Elektronik Tebligatların alıcısına ulaşması saniyeler mertebesine indirilmiş, uzun süren yargılama süreci kısaltılmış, insanlığın en önemli kaynağı olan zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlanmıştır. Yapılan entegrasyonlar ile tebligat çıkarmaya yetkili kurumlar gönderilerini saniyeler içinde sisteme iletebilmekte ve yine saniyeler içinde gönderiler alıcısına teslim edilmektedir. Sistem kurulduğundan bu yana sadece 2019 Mart ayında 125 adet gönderide ön görülemeyen bir problem yaşanmış, problem anında tespit edilerek sorun giderilmiştir. O tarihten bu yana sistemde gönderilerle ilgili bir sorun yaşanmamıştır. Sistemde hata payı yok denecek kadar azdır. Özellikle Adalet Bakanlığının ve avukatların adli süreçlerde yaşadıkları hızlanmadan ve gönderi ücretlerinden sağlanan tasarruf kaynaklı birçok haber yayınlanmıştır. Proje başlangıcından bu güne kadar gönderilen 27.300.000 adet tebligat için kaba bir hesapla her tebligat için en az 2 sayfa kullanıldığı varsayılarak, Adalet Bakanlığınca da ifade edildiği gibi projemiz sayesinde yaklaşık 8300 ağacın kesilmekten kurtarılmış ve 500 bin ton kâğıt tasarrufu sağlanmıştır. Elektronik tebligat ücreti, fiziksel tebligata göre neredeyse % 75 daha ucuzdur. Projemiz sayesinde tebligat çıkarmaya yetkili Kamu Kurumları yaklaşık 323 milyon TL tasarruf sağlamıştır. Her ne kadar bu proje ile Şirketimiz gelir kaynaklarında azalış olduğu düşünülse bile; uzun vadede projenin gerek doğa ve çevreye olan katkıları, gerek vatandaşın kolay ve hızlı hizmet almasının sağlanması ve gerekse şirketimizin dağıtım hizmetlerinde kullandığı iş gücünde büyük ölçüde tasarruf sağlanmış olması sebebi ile UETS, Şirketimiz ve ülkemize oldukça büyük katkı sağlamıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Projenin hayata geçirilmesi sırasında 18 kişi aktif olarak görev almıştır. Proje Ekibinde PTT A.Ş: Elektronik Posta, Bilgi Teknolojileri ve Bilişim Daire Başkanlıklarından personeller görev almıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Projenin yazılımın hazırlanması ve altyapının kurulması süreçlerinde PTT Bilgi Teknolojileri A.Ş.’den ve Pusula İletişim Bilişim İnternet Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. ‘nden destek alınmıştır.